Repozytorium dokumentacji technicznej

Dokumentacja techniczna stanowi podstawowy zasób działalności projektowej, inwestycyjnej i produkcyjnej występujący zarówno w postaci papierowej jak i, coraz częściej, wyłącznie w postaci elektronicznej. Repozytorium Dokumentacji Technicznej (eRDT) pozwala na tworzenie i udostępnianie upoważnionym użytkownikom dowolnie złożonej, hierarchicznej struktury dokumentacji technicznej obejmującej metadane oraz pliki dokumentów technicznych wytwarzanych przez informatyczne systemy projektowania CAD/CAM lub uzyskiwanie w procesie skanowania dokumentacji papierowej.

Celem eRDT jest rejestracja, przechowywanie, dostęp i zarządzanie dokumentacją techniczną, w tym dokumentacją inwestycyjną, eksploatacyjną, naukowo-techniczną, badawczo-rozwojową. Uzupełnieniem tego obszaru lub głównym elementem może być dokumentacja administracyjna, prawna i inne rodzaje dokumentacji.
 

Dla kogo?

Sektor prywatny i publiczny. Przedsiębiorstwa wytwórcze i usługowe posiadające zasoby dokumentacji, które są niezbędnym źródłem danych dla pracowników na różnych etapach prowadzenia projektów i eksploatacji.
 

Co przechowujemy?

Struktura repozytorium jest dostosowywana do specyfiki działań organizacji. Model dokumentacji opracowujemy wspólnie z klientem. Prezentacja modelu jest uniwersalna, pozwalająca na twórczą współpracę i opracowanie dopasowanego modelu.

Na tym etapie opracowywane są:

  • Charakterystyczne cechy (metadane) obiektów informacyjnych, takich jak projekt, podprojekt, teczka, dokument
  • Hierarchiczna struktura obiektów, powiązania między nimi

Pliki przechowywane w repozytorium mogą być zapisane w dowolnych formatach.
 

Jak przechowujemy?

Każda dokumentacja jest unikalnym obiektem, który jest dostępny z różnych perspektyw:

  • Dokumentacja w naturalny sposób jest obiektem rejestrowanym w standardowych rejestrach.
  • Dokumentacja ze względu na swoje specyficzne cechy może być obiektem rejestru dedykowanego, takiego jak np. rejestr wniosków/ decyzji o warunkach zabudowy, rejestr dokumentów technicznych z dziedziny X itp.
  • Istotne cechy dokumentacji technicznej mogą być podstawą kategoryzacji, która odbywa się dynamicznie tworząc hierarchiczne drzewa kategoryzacji. Ta struktura umożliwia nawigacyjny, skoncentrowany na określonych cechach dostęp do repozytorium.
  • Innym przekrojem wglądu w dokumentację są foldery, które podobnie jak w systemie Windows, tworzą hierarchiczną strukturę kontenerów przechowujących dane wskazane przez użytkownika.

Jakie mechanizmy dodatkowo wspierają?

  • Różne mechanizmy wyszukiwania, w tym wyszukiwanie pełnotekstowe z uwzględnieniem polskiej fleksji; zarówno w zakresie atrybutów jak i w treści dołączonych plików.
  • Mechanizm importu plików do elektronicznej teczki, który umożliwia masowy import plików ze wskazanego katalogu i automatyczne tworzenie osobnego dokumentu dla każdego pliku.
  • Konwersja podstawowych formatów plików graficznych do formatu PDF prezentowanego jako widok

 

Jak udostępniamy?

Umożliwiamy nadawanie uprawnień zgodnie z ustalonymi procedurami lub ad hoc, z uwzględnieniem szerokiego zakresu i ziarnistości, od uprawnień do edycji dokumentacji do podglądu pliku bez możliwości wydruku.
Mechanizm wypożyczeń dokumentacji w formie elektronicznej umożliwia nadzorowanie udostępnień poszczególnych dokumentacji oraz raportowanie ogólnego stanu udostępnień.
 

Wsparcie dla dokumentacji technicznej w postaci fizycznej

  • Znakowanie za pomocą etykiet z kodami kreskowymi i informacjami identyfikacyjnymi. Zakres informacji jest dostosowywany do potrzeb konkretnego wdrożenia.
  • Każdy egzemplarz dokumentacji technicznej jest opisany w systemie.
  • Informowanie o fizycznej lokalizacji.
  • Wypożyczanie egzemplarzy fizycznych – aktualizacja stanu, monitorowanie zwrotów, raportowanie opóźnień.

 

Jak monitorujemy?

  • Odnotowywanie wszystkich działań na dokumentacji, łącznie z wglądem.
  • Raportowanie: m.in. wykaz dokumentacji wg projektów, historia wypożyczeń, zestawienie przeterminowanych zwrotów.

 

Integrujemy się

  • Integracja z oprogramowaniem biznesowym ERP, np. SAP.
  • Integracja z istniejącymi systemami informatycznymi.

 

Jak definiujemy organizację i jej użytkowników?

Baza wiedzy o organizacji definiowana jest i przechowywana w mapie pojęć zgodnej ze standardem Topic Maps (ISO 13250:2000). Znajdują się w niej informacje o użytkownikach i ich rolach oraz strukturze organizacyjnej.

Mapa pojęć może być synchronizowana z usługami katalogowymi eDir, AD, OpenLDAP.
 

Jak chronimy dane?

  • Wersjonowanie.
  • Bezpieczne logowanie do systemu.
  • Zarządzanie długimi transakcjami w procesach biznesowych.